Certidão negativa de débitos federais: como emitir a CND

A certidão negativa de débitos federais (CND) é o documento que prova que a empresa está em dia com a Receita Federal e com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), inclusive com as contribuições previdenciárias. Ela é emitida de graça, pela internet, por qualquer pessoa que tenha o CNPJ, na página "Certidões Federais (CND)" da Receita, e vale 180 dias. Quando o sistema não libera a certidão, é porque existe alguma pendência: declaração não entregue, imposto não pago, parcela atrasada, divergência em declaração ou cadastro desatualizado. Em setembro de 2026, a Lei Complementar 236/2026 mexeu no Código Tributário Nacional (CTN), mas o trecho que fixaria em lei a emissão em 5 dias úteis e a validade de 180 dias foi vetado: as regras práticas de emissão continuam as da Receita e da PGFN.

O que é a certidão negativa de débitos federais?

É a prova oficial de regularidade fiscal da empresa perante a União. Ela responde a uma pergunta simples: esta empresa deve alguma coisa à Receita Federal ou à PGFN?

A certidão federal é conjunta: um único documento cobre os tributos administrados pela Receita Federal e a dívida ativa da União, cobrada pela PGFN. Ela também informa as pendências relativas às contribuições previdenciárias, o antigo "INSS da empresa". Por isso, a norma que a regula é uma portaria conjunta dos dois órgãos, a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.

A base legal está no CTN. Pelo art. 205, a lei pode exigir que a prova de quitação de um tributo seja feita por certidão negativa, e essa certidão deve ser fornecida em até 10 dias da entrada do requerimento (parágrafo único). Na prática, a certidão federal sai na hora pela internet quando não há pendência.

Neste artigo, o foco é o passo a passo da emissão e os motivos que travam a certidão. Se a sua empresa já tem dívida inscrita e quer saber como chegar à certidão positiva com efeitos de negativa, veja o guia certidão negativa com dívida ativa.

Para que a empresa precisa da CND?

Para quase tudo que envolve dinheiro público, crédito ou mudanças importantes na empresa. A lei exige a prova de regularidade em várias situações:

• Licitações e contratos com o governo. A Lei 14.133/2021, art. 68, III e IV, exige na habilitação a regularidade perante a Fazenda federal e a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS. O CTN, art. 193, também proíbe contratar com a administração sem prova de quitação dos tributos devidos, salvo autorização expressa em lei.
• Benefícios e incentivos. A Lei 8.212/1991, art. 47, I, "a", exige a certidão da empresa para contratar com o Poder Público e receber benefícios ou incentivo fiscal ou creditício concedido por ele.
• Venda ou oneração de imóvel. O mesmo art. 47, I, "b", exige a certidão na alienação ou oneração de bem imóvel.
• Mudanças societárias. O art. 47, I, "d", exige a certidão no registro de baixa, redução de capital, cisão, transformação ou extinção da sociedade, e na transferência de controle de cotas de sociedade limitada.
• Recuperação judicial. Pelo CTN, art. 191-A, a concessão da recuperação judicial depende da apresentação da prova de quitação de todos os tributos, observados os arts. 151, 205 e 206.

Além do que a lei exige, muitos clientes grandes, bancos e parceiros comerciais pedem a certidão antes de fechar negócio. Uma CND parada é, na prática, uma porta fechada.

Quem pode emitir e quanto custa?

Qualquer pessoa pode emitir, e é de graça. A Receita Federal informa que "qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões" e que o serviço é gratuito.

Isso quer dizer duas coisas importantes:

1. Você não precisa de senha nem de login gov.br para emitir a certidão. Basta o número do CNPJ. O login só é necessário para descobrir e resolver pendências, quando a certidão não sai.
2. Um cliente ou um órgão público pode tirar a certidão da sua empresa sem pedir a você. Por isso vale manter a situação em dia mesmo quando você não está precisando da certidão naquele momento.

Como emitir a CND federal, passo a passo?

Pela página "Certidões Federais (CND)" da Receita Federal (na tela, o serviço aparece como "Certidão de Regularidade Fiscal"), em poucos minutos.

1. Acesse servicos.receitafederal.gov.br/servico/certidoes.
2. Escolha o tipo de contribuinte: Pessoa Jurídica. A mesma página tem opções para pessoa física, imóvel rural e obra de construção civil.
3. Informe o CNPJ.
4. Clique em Emitir Certidão.
5. Se a situação estiver regular, a certidão é gerada na hora. Salve o PDF.

Na mesma tela há o botão Consultar Certidão, que mostra as certidões já emitidas para aquele CNPJ e permite tirar a segunda via. Segundo a própria página, a consulta alcança certidões emitidas a partir de 1º/9/2005.

Se o sistema não emitir a certidão, o caminho para descobrir o motivo é consultar a situação fiscal no e-CAC, como explicamos mais abaixo.

Quais resultados a certidão pode trazer?

Três, e só dois deles servem como prova de regularidade.

A positiva com efeitos de negativa vale o mesmo que a negativa, pelo art. 206 do CTN. Quem pede a certidão numa licitação ou num contrato deve aceitá-la. Muita gente se assusta com a palavra "positiva" no título, mas o que importa é a expressão "com efeitos de negativa".

Quanto tempo vale a certidão federal?

180 dias, contados da emissão. É a validade informada pela Receita Federal para a certidão conjunta.

De onde vem esse prazo? A Lei 8.212/1991, art. 47, § 5º, diz que a validade da certidão é de 60 dias, podendo ser ampliada por regulamento para até 180 dias. A regra administrativa da Receita e da PGFN, a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, art. 10, fixa os 180 dias.

Três cuidados práticos:

• Validade não é garantia de regularidade. A certidão mostra a situação no dia da emissão. Se a empresa atrasar um imposto depois, a certidão já emitida continua no papel, mas a próxima pode não sair.
• Tire uma nova antes de vencer. Se você participa de licitações ou tem contratos que pedem a certidão todo mês, anote a data de vencimento e emita a nova com folga.
• Não confunda com as outras certidões. O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido pela Caixa, vale 30 dias, segundo o manual de regularidade do empregador da Caixa. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) vale 180 dias (CLT, art. 642-A, § 4º). São documentos separados.

A certidão vale para a matriz e para as filiais?

Sim. A Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, art. 3º, diz que a certidão emitida para pessoa jurídica é válida para o estabelecimento matriz e suas filiais. Ou seja: a certidão é da empresa, e não de cada estabelecimento.

Para as contribuições previdenciárias, a Lei 8.212/1991, art. 47, § 1º, é expressa: a prova de inexistência de débito deve ser exigida da empresa em relação a todas as suas dependências, estabelecimentos e obras de construção civil, onde quer que estejam.

Na prática, como a certidão vale para todos os estabelecimentos, uma pendência de uma filial pode travar a certidão da empresa inteira. Se a matriz está em dia e a certidão não sai, vale olhar a situação fiscal de cada estabelecimento.

Por que a certidão não sai?

Porque o sistema encontrou alguma pendência. A Receita Federal lista estes tipos de pendência que impedem a emissão:

• Falta de entrega de declarações ou escriturações (a chamada omissão de declaração);
• Tributos não pagos ou pagos abaixo do devido (débitos);
• Multas em atraso;
• Parcelamentos em atraso;
• Inconsistências nas obrigações acessórias (as declarações que a empresa envia à Receita);
• Informações cadastrais desatualizadas.

Na PGFN, a pendência típica é uma inscrição em dívida ativa sem negociação, sem garantia e sem decisão que suspenda a cobrança.

Repare que nem toda pendência é uma dívida. Uma declaração esquecida, sem nenhum imposto a pagar, já pode travar a certidão. Muitas vezes o problema se resolve com a entrega de uma declaração em atraso, e não com pagamento.

Imposto declarado e não pago trava a certidão?

Sim. A Súmula 446 do Superior Tribunal de Justiça (STJ) diz: declarado e não pago o tributo, é legítima a recusa de expedição de certidão negativa ou positiva com efeito de negativa.

Isso vale mesmo antes de a dívida ir para a dívida ativa. Quando a empresa declara o imposto (na DCTF, por exemplo) e não paga, a própria declaração já constitui o crédito. A Receita não precisa fazer auto de infração para recusar a certidão.

O STJ aplicou o mesmo raciocínio às contribuições previdenciárias no Tema Repetitivo 402 (REsp 1.143.094/SP, julgado em 9/12/2009). A tese firmada é que é legítima a recusa da CND ou da CPEN quando a Receita verifica pagamento a menor, por divergência entre os valores declarados na GFIP e os valores efetivamente recolhidos.

Na prática: se a declaração mostra um valor e a guia paga mostra outro, a certidão trava até a diferença ser paga, parcelada ou corrigida (quando o erro está na declaração).

Como descobrir qual pendência trava a certidão?

Pelo e-CAC, no serviço "Minhas Dívidas e Pendências". É o caminho indicado pela Receita Federal.

O que você precisa:

• Conta gov.br nível prata ou ouro da pessoa responsável pela empresa, ou de um procurador com procuração digital;
• Acesso ao e-CAC com essa conta.

Ali aparecem as dívidas e pendências com a Receita Federal e com a PGFN, e é possível gerar o Relatório de Situação Fiscal. Saber em qual dos dois órgãos está cada pendência é importante, porque o lugar de resolver muda:

O contador da empresa costuma ter acesso por procuração e consegue fazer essa leitura com você. Se preferir, comece pelo nosso diagnóstico grátis, que mostra pelo CNPJ se há dívida inscrita na União, quanto e se ela está em cobrança ou em acordo.

A pendência está na dívida ativa. O que fazer?

Regularizar na PGFN, pelo Regularize. Há três caminhos principais:

1. Pagar à vista a inscrição.
2. Negociar: parcelamento comum ou transação tributária, que pode ter desconto em multa, juros e encargo legal, dependendo da capacidade de pagamento (CAPAG) e do edital aberto. Não há desconto garantido.
3. Discutir a dívida, se houver erro. O pedido de revisão do débito inscrito é feito no próprio Regularize. Desde a LC 236/2026, o CTN, art. 201, § 2º, diz que a Fazenda deve controlar a certeza, a liquidez e a exigibilidade da dívida inscrita a qualquer tempo, de ofício ou a pedido do contribuinte.

Com o acordo aceito e a primeira parcela paga, a dívida fica com a cobrança suspensa (CTN, art. 151, VI e VIII) e a empresa passa a ter direito à certidão positiva com efeitos de negativa. Ela não vira negativa enquanto o acordo estiver em curso: a dívida só se extingue quando todas as condições forem cumpridas (Lei 13.988/2020, art. 3º, § 3º).

Se a saída for garantir a dívida na Justiça ou discutir a cobrança em um processo judicial, leve o caso a um advogado de confiança.

Depois de regularizar, quanto tempo leva para a certidão sair?

Segundo a Receita Federal, a liberação automática leva, em estimativa, de 2 a 5 dias corridos depois da regularização. Quando é preciso comprovar a regularização por processo digital, a estimativa é de até 10 dias corridos.

Se a liberação automática não acontecer, o caminho oficial é este:

1. No e-CAC, entre em "Abrir Novo Processo (Requerimento)".
2. Escolha a área "CERTIDÕES E ATESTADOS" e o serviço correspondente.
3. Abra um processo para cada certidão, em nome do interessado.
4. Anexe a comprovação da regularização das pendências, em arquivos separados por tipo de documento. Se a empresa aderiu a parcelamento ainda não consolidado, anexe também o demonstrativo do montante parcelado.
5. Acompanhe em "Meus Processos" ou no aplicativo e-Processo. O resultado é incluído no próprio processo, e a certidão pode ser obtida ali ou na consulta de certidões emitidas.

Se a assinatura for feita com a conta gov.br, a Receita dispensa documentos de identificação. Com procuração digital, não é preciso outra procuração.

O que a LC 236/2026 mudou na certidão?

Pouco na emissão em si, mas algumas mudanças ajudam quem tem pendência. A Lei Complementar 236, de 4/9/2026, entrou em vigor na data da publicação e alterou o CTN em pontos ligados à certidão:

• Novas causas de suspensão da cobrança (CTN, art. 151, VII a X): arbitragem e mediação (dependem de lei específica), proposta de transação aceita pela administração e seguro garantia ou fiança bancária aceitos pelo credor em execução fiscal. Cada uma, quando presente, abre caminho para a certidão positiva com efeitos de negativa.
• Controle da inscrição (CTN, art. 201, § 2º): a Fazenda deve conferir, a qualquer tempo, se a dívida inscrita é certa, líquida e exigível. Isso reforça o pedido de revisão de quem tem a certidão travada por inscrição errada.

E o que foi vetado: o projeto incluía no art. 205 do CTN a emissão da certidão em até 5 dias úteis, com efeito para todos os fins, e a validade de 180 dias em lei. Os dois parágrafos foram vetados (Mensagem de veto nº 743/2026).

O que não mudou?

• O prazo do art. 205, parágrafo único, do CTN: a certidão deve ser fornecida em até 10 dias da entrada do requerimento.
• Os efeitos da positiva com efeitos de negativa (CTN, art. 206): continuam iguais aos da negativa.
• A validade de 180 dias da certidão federal: segue a regra administrativa (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, art. 10), dentro do limite da Lei 8.212/1991, art. 47, § 5º.
• A recusa por imposto declarado e não pago: Súmula 446 do STJ e Tema Repetitivo 402 continuam valendo.
• A emissão gratuita, pela internet, pelo CNPJ.

A forma como os tribunais vão aplicar as novas causas de suspensão ainda está em construção, e parte delas depende de regulamentação ou de lei específica.

O que circula errado sobre a CND federal?

• "Preciso de senha para tirar a CND." Errado. Qualquer pessoa emite a certidão com o número do CNPJ. A senha (conta gov.br) só é necessária para ver e resolver as pendências no e-CAC.
• "A CND federal custa caro." Errado. A emissão no canal da Receita é gratuita.
• "Se não tenho dívida ativa, a certidão sai." Nem sempre. Declaração não entregue, imposto declarado e não pago na Receita, parcela atrasada ou cadastro desatualizado também travam a certidão, mesmo sem nenhuma inscrição na PGFN.
• "Certidão positiva não serve para nada." Depende. A positiva com efeitos de negativa tem os mesmos efeitos da negativa (CTN, art. 206). Só a positiva pura não serve como prova de regularidade.
• "A LC 236/2026 garantiu a certidão em 5 dias úteis." Errado. Esse trecho foi vetado.
• "A certidão da matriz não depende das filiais." Errado. A situação de qualquer estabelecimento pode travar a certidão da empresa.
• "Basta pedir o parcelamento para a certidão sair." Não basta pedir. A negociação precisa ser aceita, com a primeira parcela paga, para suspender a cobrança. A simples proposta de transação não suspende a cobrança (Lei 13.988/2020, art. 12).

Quem pode ajudar a destravar a certidão?

O contador da empresa é o primeiro aliado: ele entrega declarações em atraso, retifica erros e lê o relatório de pendências. Se a solução exigir um processo judicial, procure um advogado de confiança.

O Administrador de Dívidas é uma empresa privada de tecnologia (HBWK Tecnologia Ltda), sem vínculo com a Receita Federal ou a PGFN. Fazemos o diagnóstico grátis pelo CNPJ, mostramos se há dívida inscrita na União e quais editais podem regularizá-la, e acompanhamos as parcelas para o acordo não cair e a certidão não travar de novo. A adesão é sempre feita no sistema oficial, em nome da própria empresa, e as parcelas são pagas por guia oficial. Nada é cobrado adiantado.

Pessoa física também pode tirar a certidão federal pelo CPF no site da Receita. Para entender a dívida de pessoa física, veja a página para pessoa física: a consulta é feita só nos canais oficiais, com login gov.br.

O que fazer agora

1. Tente emitir a certidão em Certidões Federais (CND), no site da Receita, com o CNPJ. Se sair, salve o PDF e anote a data de vencimento.
2. Se não sair, consulte as pendências no e-CAC, em "Minhas Dívidas e Pendências", com conta gov.br prata ou ouro ou por procuração.
3. Separe o que é Receita do que é PGFN. Declarações e débitos não inscritos se resolvem no e-CAC; inscrições em dívida ativa, no Regularize.
4. Resolva primeiro o que não custa dinheiro: declarações em atraso, erros de declaração e cadastro desatualizado, com a ajuda do contador.
5. Para as dívidas, compare pagar, parcelar e negociar no Regularize, conferindo os editais abertos e a sua capacidade de pagamento.
6. Espere de 2 a 5 dias pela liberação automática e, se ela não vier, abra processo digital em "CERTIDÕES E ATESTADOS".
7. Controle os vencimentos das parcelas e da própria certidão para não ficar sem ela na hora que precisar.

Perguntas frequentes

Fontes

• Receita Federal: emitir certidão de regularidade fiscal
• Receita Federal: comprovar regularidade para liberar emissão de certidão
• Certidões Federais (CND), Receita Federal
• Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, arts. 1º, 3º e 10 (Receita Federal)
• Receita Federal: consultar dívidas e pendências fiscais
• Código Tributário Nacional, texto compilado, arts. 151, 191-A, 193, 201, 205 e 206 (Planalto)
• Lei Complementar nº 236/2026 (Planalto)
• Mensagem de veto nº 743/2026 (Planalto)
• Lei nº 8.212/1991, art. 47 (Planalto)
• Lei nº 14.133/2021, art. 68 (Planalto)
• Lei nº 13.988/2020, arts. 3º e 12 (Planalto)
• Lei nº 12.440/2011, CNDT (Planalto)
• STJ: Súmula 446
• STJ: Tema Repetitivo 402