CNPJ inapto: por que acontece e como regularizar a empresa

CNPJ inapto é uma situação cadastral em que a Receita Federal coloca a empresa quando ela deixa de cumprir certas obrigações, e o motivo mais comum é ficar 90 dias ou mais sem entregar uma declaração obrigatória (Lei 9.430/1996, art. 81, I, e IN RFB 2.119/2022, art. 38, I). Com o CNPJ inapto, a empresa vai para o Cadin e fica impedida, entre outras coisas, de movimentar conta em banco, de tomar empréstimo e de emitir nota fiscal eletrônica. A boa notícia: na inaptidão por omissão, a saída é entregar as declarações em atraso, e a Receita reativa o cadastro sozinha, sem pedido. Dívida em aberto não deixa o CNPJ inapto, mas a empresa inapta costuma ter dívida também, e as duas coisas precisam ser resolvidas.

O que é um CNPJ inapto, em palavras simples?

É um CNPJ "travado" pela Receita Federal. A empresa continua existindo, mas o cadastro fica numa situação que impede quase toda a vida comercial.

A Instrução Normativa RFB 2.119/2022, que regula o CNPJ, prevê cinco situações cadastrais (art. 9º): ativa, suspensa, inapta, baixada e nula. A empresa normal está "ativa". A "suspensa" é uma situação intermediária, que já traz restrições (art. 48) e aparece, por exemplo, quando a empresa não é localizada no endereço. A "inapta" já é uma sanção, declarada por ato da Receita. A "baixada" é o CNPJ encerrado.

A mesma norma lembra um detalhe que confunde muita gente: a situação cadastral não se confunde com estar ou não em atividade para fins de imposto (art. 9º, parágrafo único). Uma empresa parada pode estar "ativa" no cadastro, e uma empresa funcionando pode estar "inapta".

Por que a Receita declara o CNPJ inapto?

Na grande maioria dos casos, por falta de entrega de declarações. Mas a lista da norma é maior.

O art. 38 da IN RFB 2.119/2022 diz que pode ser declarada inapta a empresa que:

deixar de entregar declarações ou demonstrativos obrigatórios por pelo menos 90 dias depois do prazo (inciso I);
não comprovar a origem do dinheiro usado em operações de comércio exterior (inciso II);
for inexistente de fato, por exemplo sem patrimônio ou estrutura para funcionar, não localizada no endereço do cadastro, ou com atividades paralisadas sem ter comunicado a paralisação (inciso III);
for usada para acobertar terceiros, participar de esquema de fraude fiscal ou operar com produtos ilícitos (incisos IV a VII);
adotar práticas ilícitas na venda de combustíveis ou operar sem a autorização da ANP (inciso VIII);
praticar contrabando, descaminho ou pirataria (inciso IX);
estiver suspensa há pelo menos um ano (inciso X);
oferecer atividade financeira, de pagamento ou de apostas sem autorização válida (inciso XI).

Para a pequena e a média empresa que tem dívida, quase sempre o motivo é o primeiro: declaração que ficou para trás. É desse caso que este guia trata com mais detalhe. Os casos de fraude, inexistência de fato e comércio exterior têm rito próprio, com intimação e prova (art. 40 e art. 43), e devem ser acompanhados pelo contador e, se for preciso discutir, por um advogado de confiança.

Quanto tempo sem entregar declaração deixa o CNPJ inapto?

A partir de 90 dias de atraso, a Receita já pode declarar a inaptidão. É o que dizem a lei e a instrução normativa.

O art. 81, I, da Lei 9.430/1996 manda declarar inapta a inscrição da empresa que "deixar de apresentar obrigações acessórias, por, no mínimo, 90 (noventa) dias a contar da omissão". A IN RFB 2.119/2022 repete a regra no art. 38, I, e conta os 90 dias a partir da data em que a declaração deveria ter sido entregue.

A página da Receita Federal sobre o tema explica que essa regra vale "a partir de 2022" e que a omissão pode ser de "quaisquer declarações". Ou seja, não é só o imposto de renda da empresa. Entram, conforme o tipo de empresa, a DCTF, a DCTFWeb, a ECF, a EFD-Contribuições, o PGDAS-D e a DEFIS do Simples Nacional e a declaração anual do MEI (DASN-Simei).

O que mudou foi o tamanho do atraso que leva à inaptidão. Muito texto na internet ainda fala em "dois anos sem declarar", ou dois exercícios seguidos, que era a regra antiga.

Pela página oficial da Receita, a regra atual é a dos 90 dias, aplicada a partir de 2022. Quem ainda acredita que "só depois de dois exercícios seguidos" o CNPJ fica inapto corre o risco de deixar a situação chegar ao ponto da baixa de ofício.

Outro ponto que mudou em 2026: a IN RFB 2.340, de 24/8/2026, acrescentou hipóteses de inaptidão ligadas a combustíveis e a atividades financeiras e de apostas sem autorização (art. 38, VIII e XI) e permitiu a inaptidão sumária nesses casos (art. 43, § 5º). A regra da omissão de declarações (art. 38, I) e a forma de regularizar continuam as mesmas.

Dívida ativa deixa o CNPJ inapto?

Não. Dever imposto, sozinho, não está na lista do art. 38 da IN RFB 2.119/2022. Uma empresa pode ter dívida ativa alta e continuar com o CNPJ ativo.

A confusão é compreensível, porque as duas coisas costumam andar juntas. Quem atrasa imposto muitas vezes também atrasa declaração. E é a declaração em atraso que leva à inaptidão.

Existe ainda uma ligação no sentido contrário. O art. 52 da mesma norma manda que a cobrança e o envio para inscrição em dívida ativa dos tributos de uma empresa inapta sejam feitos com a indicação dessa circunstância e com a identificação dos responsáveis. Em outras palavras, a inaptidão pode facilitar a cobrança contra sócios e administradores, tema que explicamos no guia de redirecionamento da dívida para o sócio.

Se a sua empresa tem dívida e também está com declarações em atraso, vale olhar as duas frentes ao mesmo tempo. O diagnóstico grátis mostra a parte da dívida ativa da União em poucos segundos.

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O que trava quando o CNPJ fica inapto?

Trava quase tudo o que mantém a empresa funcionando. O art. 49 da IN RFB 2.119/2022 diz que a empresa inapta:

é incluída no Cadin, o cadastro de devedores do governo federal (art. 49, I);
fica impedida de participar de concorrência pública (art. 49, II, a);
fica impedida de assinar convênios, acordos e contratos com dinheiro público, inclusive aditivos (art. 49, II, b);
fica impedida de obter incentivos fiscais e financeiros (art. 49, II, c);
fica impedida de fazer operações de crédito com recursos públicos (art. 49, II, d);
fica impedida de transacionar com bancos, inclusive movimentar conta corrente, aplicar dinheiro e tomar empréstimo (art. 49, II, e);
fica impedida de emitir documento fiscal eletrônico, como a nota fiscal eletrônica (art. 49, II, f).

Além disso, o sócio pessoa jurídica com CNPJ inapto não pode entrar no quadro de uma empresa nova (art. 21, II, a), e a filial não consegue ser aberta se a matriz estiver inapta (art. 21, IV).

Sobre o Cadin, veja o guia completo de como sair do Cadin. E sobre licitação e empréstimo, o guia de dívida ativa que impede licitação e empréstimo.

A conta bancária da empresa é bloqueada?

O CNPJ inapto não é uma ordem de bloqueio de saldo, mas a norma impede a empresa de "transacionar com estabelecimentos bancários" (art. 49, II, e). Na prática, isso pode travar a movimentação da conta e qualquer pedido de crédito.

É importante separar duas situações diferentes:

Restrição por CNPJ inapto: vem do cadastro. Some quando o cadastro volta a ficar ativo.
Bloqueio judicial do saldo: vem de uma ordem do juiz numa execução fiscal, pelo sistema do Judiciário. Não depende da situação do CNPJ e só sai com decisão no processo. Explicamos esse caso no guia de execução fiscal, penhora e bloqueio de conta.

Se a conta parou, a primeira pergunta é qual das duas causas está agindo. Pergunte ao banco qual é o motivo. O comprovante de situação cadastral do CNPJ, que é público no site da Receita, mostra se a inscrição está inapta.

A nota fiscal emitida por empresa inapta vale?

Para quem compra, ela pode não valer para fins de imposto. O art. 51 da IN RFB 2.119/2022 diz que é inidôneo, ou seja, não produz efeitos tributários a favor do comprador, o documento emitido por empresa com CNPJ inapto ou baixado.

Isso significa que o cliente que comprou de você não pode usar aquela nota para abater custo ou despesa no imposto de renda e na CSLL, nem para tomar crédito de IPI, PIS e Cofins não cumulativos (art. 51, § 1º).

No caso da inaptidão por falta de declaração, a regra vale para documentos emitidos a partir da publicação do ato que declarou a inaptidão (art. 51, § 2º, I). Existe uma saída para o comprador de boa-fé: a nota não perde o efeito se ele comprovar que pagou o preço e recebeu a mercadoria ou o serviço (art. 51, § 5º).

Para a empresa inapta, o efeito prático é ruim: clientes atentos param de comprar, porque a nota pode virar problema para eles. Por isso, regularizar rápido protege também a carteira de clientes.

Como a empresa fica sabendo que o CNPJ ficou inapto?

Por um ato publicado na internet, e muitas vezes ninguém vê. A inaptidão por omissão é declarada por Ato Declaratório Executivo (ADE), publicado no site da Receita ou, alternativamente, no Diário Oficial da União (IN RFB 2.119/2022, art. 39).

Segundo a página da Receita, o ADE costuma sair no serviço "Editais e ADE eletrônicos", e a Receita manda uma mensagem para a Caixa Postal do e-CAC avisando da publicação. Quem cadastrou e-mail ou celular para alertas da Caixa Postal também recebe o aviso por esses canais.

Na prática, muitos donos de empresa só descobrem quando o banco recusa uma operação ou quando a nota fiscal não sai. Por isso, vale cadastrar os alertas da Caixa Postal e conferir de tempos em tempos o comprovante de situação cadastral do CNPJ.

Como regularizar um CNPJ inapto por falta de declaração?

Entregando todas as declarações em atraso. Não existe pedido de reativação nem taxa para isso.

O art. 39, parágrafo único, da IN RFB 2.119/2022 diz que a empresa declarada inapta por omissão "pode regularizar sua situação mediante entrega, por meio da Internet, das declarações e demonstrativos exigidos". A página da Receita acrescenta três pontos que fazem diferença:

Tem que entregar tudo. É preciso sanar todas as omissões: as listadas no ADE (ainda não decaídas) e as que venceram depois dele. "Não deve haver nenhuma omissão para obter a regularização de modo automático", diz a Receita.
A regularização é automática. O processamento é diário e considera as omissões que constam no relatório de situação fiscal até as 17 horas. Não sai um novo ADE, nem o anterior é cancelado.
Dá para conferir pela internet. Basta emitir de novo o comprovante de inscrição e de situação cadastral no site da Receita.

Se a declaração já tinha sido entregue no prazo e a omissão é um erro, também é possível comprovar a entrega. A página de orientações da Receita diz que, nesse caso, pode ser preciso usar o atendimento online ou presencial para apresentar a prova.

Como descobrir quais declarações estão faltando?

Pelo relatório de situação fiscal da empresa. É ali que aparecem as omissões, uma por uma, com o período de cada declaração.

Hoje a consulta é feita pelo serviço Minhas Dívidas e Pendências, da Receita Federal, que substituiu a antiga consulta de situação fiscal. Explicamos o passo a passo e como ler cada quadro no guia do relatório de situação fiscal.

Uma dica da própria Receita: se a omissão vem de erro no cadastro, como natureza jurídica errada ou baixa por incorporação não registrada, a correção é feita pela alteração cadastral, e a Receita permite enviar essa alteração mesmo com o CNPJ inapto.

Precisa pagar a dívida para tirar o CNPJ da inaptidão?

Não, na inaptidão por omissão. O que reativa o cadastro é a entrega das declarações, não o pagamento.

Circula por aí que "é só pagar o DARF que o CNPJ volta". Isso mistura dois problemas. O pagamento resolve a dívida, não a declaração que falta. E a declaração entregue em atraso pode gerar multa por atraso, que é cobrada à parte. A Receita lista essas multas nas suas orientações: para o Simples Nacional, por exemplo, a LC 123/2006, art. 38, prevê multa de 2% ao mês sobre os tributos informados na declaração, limitada a 20%.

A ordem que costuma fazer mais sentido é: primeiro entregar as declarações, para destravar o CNPJ; depois negociar o que ficou em aberto. Declarar e não pagar ainda é muito melhor do que não declarar, porque a dívida declarada pode ser negociada, e a falta de declaração trava a empresa inteira.

Lembre que, depois de declarada, a dívida que não for paga pode ir para a dívida ativa da União. Aí entram o parcelamento e a transação tributária na PGFN, em que o desconto, quando existe, depende da capacidade de pagamento da empresa e do edital aberto. Nada disso é automático nem garantido.

O que acontece se o CNPJ ficar inapto por mais de 180 dias?

A Receita pode baixar o CNPJ por conta própria. O art. 31, I, da IN RFB 2.119/2022 permite a baixa de ofício da empresa declarada inapta que não regularizar a situação em 180 dias depois da declaração de inaptidão.

A baixa não apaga nada. A própria norma diz que a baixa não impede a cobrança posterior de tributos e multas (art. 24, § 4º). E a página da Receita sobre inaptidão diz, em linguagem direta, que as obrigações não cumpridas podem ser exigidas dos responsáveis tributários da empresa, atendidos os requisitos da legislação. Se a cobrança chegar aos sócios e administradores, o caso deve ser levado a um advogado de confiança.

Em outras palavras, deixar o CNPJ morrer sozinho não é um jeito de encerrar a empresa com dívida. É o pior jeito. Mostramos o caminho correto no guia de como fechar a empresa com dívida ativa.

Dá para reativar um CNPJ que já foi baixado por inaptidão?

Dá, em regra. O art. 26, II, da IN RFB 2.119/2022 permite restabelecer, a pedido, o CNPJ baixado de ofício por inaptidão, desde que a empresa comprove que não existem mais os motivos que levaram à inaptidão. Na prática, isso volta ao ponto de partida: entregar as declarações que faltavam.

A diferença é que, depois da baixa, já não basta esperar o processamento automático: é preciso pedir o restabelecimento. O contador da empresa é quem costuma conduzir esse pedido.

E se a empresa estiver inapta por mais de um motivo?

Aí precisa resolver todos. O art. 47 da IN RFB 2.119/2022 diz que, quando a inaptidão tem mais de um motivo, a inscrição só é restabelecida depois de regularizadas todas as situações que a causaram.

E se o CNPJ estava suspenso antes de ficar inapto, ele só volta a ficar ativo se o motivo da suspensão também tiver acabado. Se não, volta para a situação de suspenso (art. 47, parágrafo único). Um exemplo comum: a empresa estava suspensa por não ter sido localizada no endereço e depois ficou inapta por falta de declaração. Entregar as declarações não basta; é preciso também comprovar o endereço (art. 37, §§ 3º e 4º).

O que circula errado sobre CNPJ inapto?

Alguns erros comuns, com o que diz a norma:

"Dívida deixa o CNPJ inapto." Errado. Dívida não está nas hipóteses do art. 38 da IN RFB 2.119/2022. O que mais leva à inaptidão é a falta de declaração.
"Só fica inapto depois de dois anos sem declarar." Regra antiga. Hoje, 90 dias de omissão já bastam (Lei 9.430/1996, art. 81, I; IN RFB 2.119/2022, art. 38, I).
"Tem que pagar tudo para reativar." Errado na inaptidão por omissão. Basta entregar as declarações (art. 39, parágrafo único). A dívida continua e precisa ser negociada, mas não é ela que trava o cadastro.
"Precisa fazer pedido de reativação na Receita." Não, enquanto o CNPJ estiver só inapto. A Receita processa a regularização sozinha, todo dia. O pedido só é necessário se o CNPJ já tiver sido baixado (art. 26, II).
"Se a Receita baixar o CNPJ, a dívida some." Errado. A baixa não impede a cobrança (art. 24, § 4º), e a Receita avisa que as obrigações não cumpridas podem ser exigidas dos responsáveis tributários da empresa.
"Pedir a baixa antes resolve." Não necessariamente. A baixa a pedido não impede que a Receita declare a inaptidão depois, com efeito retroativo, nos casos de fraude e inexistência de fato (art. 45).

O que fazer agora

Confira a situação cadastral. Emita o comprovante de inscrição e de situação cadastral do CNPJ no site da Receita Federal. Ele mostra se está ativo, suspenso, inapto ou baixado.
Tire o relatório de situação fiscal. No Minhas Dívidas e Pendências, veja todas as declarações em atraso e os débitos em aberto.
Entregue todas as declarações que faltam, com a ajuda do contador. Não deixe nenhuma de fora: uma única omissão impede a reativação automática.
Confira no dia seguinte. A Receita processa a regularização todo dia, com base no que consta até as 17 horas. Emita de novo o comprovante para confirmar que voltou para "ativa".
Ligue os alertas da Caixa Postal do e-CAC, por e-mail ou celular, para não ser pego de surpresa por um novo ADE.
Veja quanto a empresa deve na dívida ativa da União e se há execução fiscal. Isso define se vale parcelar, transacionar ou pagar à vista.
Negocie o que ficou em aberto no sistema oficial da PGFN (Regularize), no nome da empresa, com parcelas pagas por guia oficial. Se houver processo judicial, leve o caso a um advogado de confiança.

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Perguntas frequentes

CNPJ inapto pode emitir nota fiscal?

Não deveria. A IN RFB 2.119/2022 impede a empresa inapta de emitir documento fiscal eletrônico (art. 49, II, f), e a nota emitida a partir da publicação do ato de inaptidão é considerada inidônea para o comprador (art. 51, § 2º, I). Regularizar o cadastro é o caminho para voltar a faturar normalmente.

Quanto tempo leva para o CNPJ sair da inaptidão?

Na inaptidão por omissão, a Receita processa a regularização todo dia, considerando o que consta no relatório de situação fiscal até as 17 horas. Segundo a página de orientações, a baixa da omissão leva em média pelo menos 20 minutos depois da transmissão. Se faltar qualquer declaração, a reativação não acontece.

CNPJ inapto vai para o Cadin?

Sim. A inclusão no Cadin é um dos efeitos da inaptidão (IN RFB 2.119/2022, art. 49, I). A saída do Cadin acontece quando a causa do registro deixa de existir, como explicamos no guia do Cadin.

MEI pode ficar com CNPJ inapto?

Pode. O MEI também é obrigado a entregar a declaração anual (DASN-Simei), e a regra da omissão vale para quem está obrigado a declarar. O passo a passo é o mesmo: entregar as declarações que faltam. Lembre que, no nosso diagnóstico, de MEI mostramos só valores e situação da dívida da empresa.

O sócio de uma empresa inapta pode abrir outra empresa?

Como pessoa física, a norma não traz esse impedimento. O que impede a inscrição de um CNPJ novo é ter no quadro uma pessoa jurídica com CNPJ inapto, baixado ou nulo (IN RFB 2.119/2022, art. 21, II, a), ou ter a matriz inapta, no caso de filial (art. 21, IV).

CNPJ inapto tira a empresa do Simples Nacional?

Pode tirar. A Resolução CGSN 140/2018 prevê a exclusão de ofício do Simples da empresa declarada inapta (art. 84, IV, e). Nesse caso, a exclusão vale a partir do próprio mês e a empresa fica impedida de voltar ao Simples nos 3 anos-calendário seguintes. A exclusão é feita por termo, com prazo para contestar (art. 83, §§ 1º a 4º). Por isso, entregar o PGDAS-D e a DEFIS em dia protege duas vezes: evita a multa por atraso e evita a inaptidão. Sobre as dívidas do Simples, veja o guia de dívida ativa do Simples Nacional.